Compte rendu de l'Assemblée Générale Le 15 mai 2010 DÉROULEMENT DE L'ASSEMBLÉE GENERALE DU 15 MAI 2010 Nous commençons par l'assemblée générale extraordinaire afin de passer le nombre d'administrateurs de 21 à 25, pour ne pas refuser d'éventuelles candidatures ou éliminer des administrateurs sortants qui font un énorme travail. ASSEMBLÉE GENERALE ORDINAIRE : Merci à tous pour votre présence qui témoigne de l'intérêt que vous portez à l'association et à l'accueil des enfants. Je souhaite tout d'abord remercier tous ceux qui nous aident depuis de nombreuses années tant financièrement que matériellement : – la mairie de TOURCOING sont excusés : Monsieur DELANNOY, maire de TOURCOING et monsieur Vincent LANOO 1er adjoint. – La région NORD PAS DE CALAIS – Les Kiwanis de Mouvaux à qui je laisserai la parole dans quelques instants – L'association FLANDRES LYS TCHERNOBYL de Merville – Toutes les personnes, qui tout au long de l'année, se mobilisent en organisant des manifestations : repas, soirées, forums, marchés de Noël, kermesses, ventes d'artisanat, etc.... Je ne peux pas tous les citer, la liste serait trop longue, et je risquerai d'en oublier. Merci de participer à ces manifestations, vous en êtes informés par mail, et sur le site. – Certaines villes qui nous accordent des subventions toujours très utiles – Toute l'équipe du C.A. dont les membres ne comptent pas leur temps. Je voudrai excuser Mmes CHARLET et DEBAISIEUX pour raison de santé. - Monsieur VANNESTE député La parole est aux KIWANIS DE MOUVAUX qui nous aident depuis de nombreuses années. Un grand merci à eux car ils nous remettent un chèque de 1.000 euro. La parole est à Monsieur VANNESTE qui nous accordé une subvention exceptionnelle de 4.000 euro sur sa réserve parlementaire. La parole est à Monsieur CRINQUETTE président de l'association SOLIDARITE FLANDRE LYS TCHERNOBYL qui nous explique son association, les manifestations qu'ils font et ont le plaisir de nous remettre un chèque de 4.000 euro. UN GRAND MERCI A TOUTES SES PERSONNES POUR LEUR AIDE SI PRÉCIEUSE POUR NOUS. LE RAPPORT MORAL par le président LE RAPPORT FINANCIER par la trésorière LE RAPPORT D'ACTIVITÉ par les secrétaires. NELLY lance un appel à toutes les familles pour l'accueil des interprètes. Deux sont à placer au Mois d'Août, elle demande que ce ne soit pas toujours les administrateurs qui doivent les héberger. RENOUVELLEMENT DES MEMBRES SORTANTS : Se représentent / JEAN pierre CAPPE, Christine CLOET, Brigitte LANDY, Alain MONTAGNE, Marie Luce WOJNAROWSKI. Ils ont tous les cinq leur place dans le C.A. Par un travail considérable. Se présente comme candidat au C.A. : Charles LECLERC toujours efficace par son aide lors des manifestations et dès que l'on a besoin de lui. VOTE en ramassant les bulletins donnés à l'entrée : on demande 2 personnes de l'assemblée et un administrateur pour le dépouillement. APPROBATION DES RAPPORTS. Tous les rapports approuvés à l'unanimité. QUESTIONS DIVERSES : le site internet les familles s'en servent elles ? Toutes les informations sont mises sur le site, il est tenu à jour très régulièrement et il faut le consulter. En un mois, il a reçu environ 200 visites. Pour les prochains accueils, les documents d'accueil seront envoyés par internet aux familles, ce qui diminuera les frais de photocopies et d'affranchissement. Pour les familles qui n'ont pas internet (très peu nombreuses), les documents seront envoyés comme les années précédentes par courrier. Une question est posée sur la date de la journée des familles, pourquoi un samedi et non un dimanche, réponse, c'est pour une question d'organisation. Les activités mises à notre disposition gratuitement par la ville de MONTIGNY EN GOHELLE ne fonctionnent pas le dimanche. On reconnaît qu'au mois de Juin, il y a beaucoup de manifestations, fêtes d'école et autres, mais il a fallu faire un choix : avoir des activités ou pas. Une question est posée au sujet du cout du transport aérien. Philippe nous donne toutes les explications, ainsi que toutes les démarches auprès des différentes compagnies, qu'il commence dès le mois de Septembre. Une personne propose la solution de voyages en bus comme d'autres associations. Pour le moment, cette solution n'est pas retenue pour plusieurs raisons : - l'obligation par l'Ukraine de s'arrêter une nuit en Pologne d'où avoir un hébergement, - La fatigue pour les enfants entre 36 et 48 heures de bus, auquel il faut ajouter les déplacements, parfois très long, pour les enfants, de leur lieu de résidence jusque Kiev. Pour les Carpates : une nuit de train. RESULTAT DES ELECTIONS : 82 inscrits, 79 votants, Tous les membres sont réélus ainsi que Charles qui est élu. Bienvenue à Charles au sein de notre C.A. On termine par le verre de l’amitié : Les membres du C.A. sont à votre entière disposition lors de ce moment de détente pour tous renseignements que vous souhaitez. N'hésitez pas à discuter avec eux. Les trois enfants que nous souhaitions pouvoir accueillir pour 3 mois sont placés. Un très grand merci aux familles qui se sont manifestées. ASSEMBLÉE GENERALE EXTRAORDINAIRE A 14H15, ouverture de l'assemblée générale extraordinaire, la proposition est faite aux familles présentes de passer le nombre d'administrateurs de 21 à 25 afin de ne pas devoir refuser des bonnes volontés qui se présentent, ou faire sortir des administrateurs, très efficaces par leur travail au sein du C.A. Cette résolution est mise aux voix et approuvée à l'unanimité. L'assemblée générale ordinaire peut commencer. RAPPORT MORAL PAR LE PRÉSIDENT : ANDRE CLOET L'été 2009, nous avons accueilli 188 enfants, contre 183 en 2008 et cela grâce à un nombre important de nouvelles familles : 25 nouvelles familles. Nous avons accueilli 40 nouveaux enfants venant pour la première fois. Malheureusement, un certain nombre d'enfants réclamaient par les familles non pas pu venir pour différentes raisons, totalement indépendantes de notre volonté et de celle de notre partenaire en Ukraine L' ELEPHANT BLANC : – En Ukraine, les enfants des orphelinats sont répartis dans des familles d'accueil de 6 à 10 enfants, et les tuteurs de ces familles n'acceptent pas toujours de faire les papiers pour laisser venir les enfants afin de ne pas faire de différence entre les enfants invités et les ceux qui doivent rester chez eux. – Les parents introuvables, ou qui refusent de donner leur accord pour la demande de visa. – Les parents qui ne font pas le nécessaire dans les temps pour la demande de visa. – Les enfants ont grandis, ils sont devenus adolescents, ont des examens, ou souhaitent travailler durant les vacances ou ils se marient, et les familles françaises ne souhaitent plus recommencer avec des plus petits et renouveler l'expérience. – Les enfants adoptés surtout aux Etats-Unis. Là aussi certaines familles d'accueil françaises qui se sont attachées à l'enfant, ne souhaitent plus renouveler l'expérience. – Mais aussi la crise financière, qui limite la possibilité des familles françaises. Le maximum est fait avec notre partenaire en Ukraine, L'ELEPHANT BLANC, pour pouvoir faire revenir tous les enfants invités. Mais malheureusement, il y a parfois des problèmes qui surgissent, des problèmes insolubles. Pourtant Svetlana et toute son équipe de jeunes étudiants ne comptent pas leur temps et leurs efforts pour réussir, c'est leur devise. Nous en avons eu la preuve l'an dernier, jusqu'au dernier jour, deux enfants ne pouvaient pas venir. Après une négociation durant une partie de la nuit, les enfants étaient à l'aéroport le lendemain matin. C’est toujours pour nous une énorme déception et très difficile de devoir annoncer à une famille que l'enfant tant attendu ne viendra pas. Et cela concerne aussi les administrateurs qui rencontrent les mêmes problèmes que les familles : cette année trois administrateurs sont concernés. Pour les nouveaux enfants il n'y a aucun problème, la liste est longue en Ukraine. Nous faisons le maximum pour satisfaire les familles suivant les critères souhaités : âge, sexe, enfants d'orphelinats, de familles d'accueil, de familles nécessiteuses. La difficulté est surtout d'obtenir les papiers et les signatures (les ukrainiens ont toujours le temps) Les réponses sont parfois tardives, et nous ne pouvons pas donner les réponses aux familles tant que nous n'avons pas la certitude que tous les documents sont prêts. Lors de la permanence du samedi matin, les secrétaires travaillent sur le fichier, et sont en contact par internet avec l'Ukraine, et deux membres du CA qui font des travaux administratifs sont à votre entière disposition pour répondre à vos questions, elles ont sur place tous les renseignements utiles Une réunion avec les nouvelles familles a eu lieu afin de faire connaissance, et de répondre à toutes les questions que se posent les familles qui vont accueillir pour la première fois, une rencontre sympathique et très conviviale. La répartition des tâches organisées l'an dernier est maintenue, et le travail collectif est bien organisé en collaboration avec tous les membres du C.A. VOYAGE EN UKRAINE : au mois de mars, Marie Luce et moi-même, sommes allés en Ukraine durant une semaine, pour travailler avec l'éléphant blanc, mais aussi avoir des contacts avec les internats, visiter les familles nécessiteuses pour s'assurer du besoin de faire venir ces enfants. Durant ce séjour, nous avons visité les internats de NOVOGRAD, JYTOMYR, KOROSTEN, KONOTOP. Nous avons eu d'excellents contacts avec le directeur de KONOTOP qui nous a donné une liste de 10 enfants, très jeunes, qui pourront venir. Pour cette année, cela a été trop court pour préparer leur papier nous gardons les contacts pour l'an prochain. Nous avons visité à KOROSTEN, avec Sœur Marie Germaine, très dévouée, et qui est française, et travaille dans ce secteur avec des familles en très très grande difficulté, et cela nous a permis de s’occuper de quelques enfants de ces familles. Nous gardons le contact, par internet, avec Sœur Marie Germaine. Nous avons également eu des contacts avec des familles d'accueil de JYTOMYR. Ce voyage a été très positif. Marie Luce, peux tu en dire aussi quelques mots..... Nous en avons aussi profité pour ramener un peu d'artisanat, qui était en rupture de stock, après les nombreuses manifestations de cet hiver. Vous pouvez le découvrir dans le hall d'entrée. N'hésitez à en acheter, cela fait des bonnes idées de cadeaux, il y en a à tous les prix. LES OBJECTIFS : il est identique aux années précédentes, réussir en plein, l'accueil de cet été, en apportant beaucoup de joies aux enfants, et beaucoup de satisfaction aux familles d'accueil. En faisant venir le maximum d'enfants d'orphelinats, et de familles nécessiteuses, trouver de nouvelles familles d'accueil pour les années prochaines, et pour cela, nous comptons sur vous tous. Ce qui marche le mieux, c'est le bouche à oreille, et en faisant profiter de notre expérience, voisins familles, et amis. LA JOURNÉE DES FAMILLES : comme l'an dernier, Christiane et Charles LECLERC, ont pu obtenir de la municipalité de MONTIGNY EN GOHELLE, qu'ils mettent à notre disposition gratuitement le site du lac de MONTIGNY EN GOHELLE et de ses activités : Kayac, piscine, etc... Une salle est à notre disposition, un barbecue est organisé, vous avez eu une feuille d'inscription avec les documents pour cette assemblée. Merci de nous renvoyer le coupon d'inscription pour une bonne organisation de cette journée. Le site est magnifique, et cela permet aux familles de se rencontrer, et aux enfants, de se retrouver. Nous passons une excellente journée de détente, merci à la municipalité de MONTIGNY, et aussi à Charles et Christiane. Le reste de la journée sera préparé par tous les membres du CA et nous serons à votre entière disposition ce jour là. INFORMATIONS CONCERNANT LES DEPARTS : comme les années précédentes, les enfants repartent avec un bagage MAXIMUM de 20 kg. Les bagages seront pesés avant de les mettre dans la soute du bus pour éviter les problèmes de 2008, avec de nombreux sacs dépassant les 20 Kg, dont un de plus de 40 Kg. Nous ne pouvons accepter de payer de très lourds frais de surpoids de bagages. Attention aucun liquide, parfum, dentifrice, boissons, ou autre ne doit figurer dans le bagage à main, qui ira en cabine. Tout doit être mis dans le sac qui ira dans la soute. Chaque année nous avons des surprises lors de l'embarquement et les produits sont confisqués à la grande déception des enfants qui ne comprennent pas. Pour les enfants au départ de TOURCOING : Il n'est, également pas du tout souhaitable, que les familles se rendent par leur propre moyen à l'aéroport. Une première séparation ayant déjà eu lieu, il ne faut pas leur en faire subir une deuxième. Les enfants sont pris en charge par les administrateurs et les accompagnateurs Ukrainiens. Ils sont sous leur responsabilité, et une surveillance de tous les instants est nécessaire. La présence de famille perturbe énormément cette organisation, ainsi que les enfants. Aussi bien ceux dont la famille est présente, qui doivent subir une deuxième séparation, que ceux dont la famille n'est pas là. Je laisse maintenant la parole à Roselyne BALDUYCK pour le rapport financier, puis à Christelle et Caroline pour le rapport d'activité. RAPPORT FINANCIER DE L'ANNÉE 2009 PAR LA TRÉSORIÈRE : ROSELYNE BALDUYCK Le bilan financier est établi sur la base de 188 enfants. Dans les charges : Le poste le plus important reste celui des transports : 86.789,69 euro soit 82%. Tant que cela est possible, nous privilégions ce mode de transport. N'oublions pas que beaucoup d'enfants viennent de loin (ex pour les Carpates 15 heures de train pour Kiev) et la loi Ukrainienne n'autorise plus à faire voyager les enfants la nuit. Le poste assurances, représente 1O.O2O,05 euro. Il couvre l'assurance maladie des enfants et accompagnateurs ukrainiens accueillis, et également l'assurance responsabilité civile de l'association, ainsi que l'assurance type rapatriement en cas de problème avec un enfant : 9,50% Les frais de fonctionnement en Ukraine : 7.830 euros qui couvrent les frais de passeport, visa, téléphone, cotisation à notre partenaire l'éléphant blanc, qui s'occupe de toutes les démarches et le transport des enfants de leur lieu de résidence à l'aéroport : 7,40%. Les frais de fonctionnement en France : 868,72 euros sont particulièrement bas. Nous sommes tous bénévoles, et faisons très attention aux dépenses. Les membres du C.A. ne comptent pas leur frais de déplacements, de téléphone, ou autres, qui concernent l'association. Dans les produits : Les cotisations des familles représentent : 4.3OO euro La participation des familles : 3O.831,O1 euro Les actions des familles ont rapportées : 9.977,90 euro Les dons : 11.150,00 euro Les subventions : - La région : 37.4OO euro. Cette somme est importante, elle représente 200 euros par enfant de 6 à 16 ans pour l'instant la région nous soutient à fond. - Le conseil général : 6.200,00 euro. Malheureusement c'est la dernière fois, le conseil général ayant décidé de recentrer ses subventions. - Les villes 2.626 euro, cette année nous avons sollicité toutes les communes où les enfants sont accueillis. Pour cet exercice, nous avons un déficit de 2.940,62 euros, voilà pourquoi nous avons du augmenter la participation des familles en 2010 qui avait beaucoup diminuer pour l'accueil 2009. Nous demandons à tous d'organiser des manifestations pour l’association, trouver de nouvelles sources de financement, c'est avec l'implication de tous que nous pourrons maintenir notre budget et ne pas augmenter la part des familles. RAPPORT D'ACTIVITÉ PAR LES SECRETAIRES : CHRISTELLE ET CAROLINE Cette année nous avons enregistré 193 demandes d'accueil, pour l'instant nous avons 166 réponses positives pour les enfants qui doivent venir, et 27 refus (adoption, refus de signatures, papiers en retard, parents ou enfants introuvables, chantage de la part de tuteur que nous ne pouvons accepter). Actuellement nous avons 50 nouveaux enfants qui viendront pour la première fois et 22 nouvelles familles. VOICI LA RÉPARTITION DES ENFANTS POUR LES ACCUEILS 3 mois : 52 enfants, soit 28 sur le 1er vol et 24 sur le 2 ème vol. Il y a eu une inversion d'Air Fance sur les vols en dernières minutes indépendante de notre volonté les horaires indiqués sur vos papiers remis ce jour sont les bons. 2 mois Juin Juillet 25 enfants 2 mois Juillet Août : 40 enfants 1 mois Juillet : 19 enfants 1 mois Août : 32 enfants LES DEMARCHES EN UKRAINE : - Elles ont pris du retard à cause des élections en Février, car notre partenaire attendait de connaître les modifications des lois que donnerait le nouveau gouvernement. Malheureusement, cette année, les listes des enfants ayant tous leurs papiers nous sont arrivées très tard, (le dernier fichier à jour est arrivé hier soir). - Les recherches d'enfants qui peuvent être accueillis ou des demandes de renseignements des familles françaises pour des enfants qui ont changé d'adresses, d'internat.... Ils prennent contact avec les familles, les internats pour demander les papiers et les signatures nécessaires à l'établissement des documents : passeport, visa. Ils travaillent avec les ambassades, les ministères, les familles, les internats. - Ils recherchent les signatures d'un des parents pour avoir le visa, pour les enfants d'internat dont les parents ne sont pas déchus. - Ils gèrent plusieurs associations, mais on sait qu'ils travaillent beaucoup pour nous (ce n'est pas rare d'avoir des mails vers 23 heures) pour nous satisfaire. TRAVAIL EN FRANCE : - Nous travaillons aussi beaucoup pour essayer de satisfaire tout le monde. - Dès le mois d'octobre, nous préparons les nouveaux accueils en vérifiant le fichier, en préparant les documents pour l'année suivante. Au fur et à mesure que les dossiers rentrent, nous les enregistrons pour établir le fichier et transmettons en Ukraine les demandes. – Nous recherchons des nouvelles familles, car cette année en Ukraine, ils nous ont envoyé une liste d'enfants ayant un besoin de venir se ressourcer chez nous, et bien sur, nous avons envie de tous les placer, il est très difficile de faire venir tel ou tel enfant plutôt qu'un autre. – Il y a la gestion des problèmes, et il y en a beaucoup : changement de période, changement d'enfants, enfants qui ne peuvent pas venir. Nous avons reçu hier après midi un changement de période pour des examens. Ce changement était à gérer pour le soir même, car la liste définitive des enfants devait être donné à Philippe pour les billets d'avion (ils sont nominatifs). A partir de cette date, plus aucun changement n'est possible les billets sont perdus définitivement si il y a un changement. – La communication avec les familles, par mail ou par téléphone, le plus rapidement possible par rapport aux problèmes énoncés ci-dessus. Nous avons un appel à faire : 3 enfants sont à placer pour 3 mois : 2 petites filles de 9 ans, et un petit garçon de 8 ans. Ils remplacent dans l'avion des enfants qui sont reportés sur les vols de deux mois Juillet et Août pour des raisons d'examens. – Nous subissons les contraintes de l'Ukraine, des directeurs d'internat, des familles, ce n'est pas nous qui décidons, et les changements ne sont pas de notre ressort. – Par rapport à vos messages internet, nous vous demandons d'envoyer vos mails sur la messagerie de SIMIA plutôt que sur le site. La messagerie de SIMIA est ouverte tous les jours sur le site, c'est Virginie qui le gère et elle doit nous renvoyer les mails. – Le téléphone : nous essayons de l'ouvrir le plus souvent possible, dans la journée nous travaillons, et il ne peut pas être branché. Il est ouvert en début d'année le samedi matin durant la permanence, maintenant que les arrivées approchent il est branché tous les soirs et les week-ends n'hésitez pas à rappeler le soir. – La journée des familles à lieu le 19 Juin à MONTIGNY EN GOHELLE. C'est une journée festive, qui permet aux enfants de se retrouver, aux familles d'échanger, soyons nombreux à y participer, pour une bonne organisation nous vous demandons de vous inscrire. – Le dimanche 23 mai une manifestation est organisée à notre profit à NEUVILLE EN FERRAIN dans le nord près de TOURCOING à 17 heures, une chorale chante pour nous. – L'année prochaine les dossiers d'accueil seront envoyés par internet, et par courrier aux familles qui n'ont pas internet, ceci dans un souci d'économies pour l'association, d'où l'importance nous faire part de tous les changements d'adresses internet. Merci d'avance. – Un très grand Merci à tous ceux qui ont ramené de vêtements ou des jouets pour la famille qui a subit un incendie – Merci aussi aux familles qui se sont manifesté pour prendre les 3 enfants que nous souhaitions placés.